Gestionar existencias · Documentación Shelfkat

Cuando el inventario está activo, Inventario aparece en el menú de la tienda. Arriba tiene tres pestañas: Existencias, Movimientos y Conteos.

Existencias de un vistazo#

Pantalla Inventario con la franja del modo, las cuatro tarjetas, el aviso de reposición, las pestañas y la tabla agrupada por producto — Existencias de un vistazo

Franja del modo: dice si usas Inventario simple o Inventario avanzado, con el enlace Cómo funciona el inventario.
Cuatro tarjetas:
- Disponible para vender, con el total en existencia debajo.
- Reservado en pedidos.
- Necesitan reposición: variantes agotadas o con stock bajo. Tócala para ver cuáles.
- Por configurar: productos sin seguimiento. Tócala para darles cantidad.
Aviso de reposición: si algo está agotado o por acabarse, un aviso te lleva directo a Ver agotados o Ver stock bajo.
Pestañas: Todos, Stock bajo, Agotados y Sin seguimiento.
Buscador: por nombre del producto, variante o SKU.

La tabla muestra un producto por fila, con su disponible, reservado, existencia y estado. Toca Ver variantes para desplegar sus tallas y colores, o toca el producto para abrir su panel de detalle. En el celular cada producto se ve como una tarjeta.

Ajustar: corregir la cantidad física#

Diálogo Ajustar existencias con las tallas S, M y L de la camiseta: la M pasa de 8 a 7, la diferencia -1 y el motivo Daño o pérdida — Ajustar muestra la diferencia antes de guardar

Úsalo cuando la cantidad real no coincide con la del sistema (contaste, algo se dañó, hubo un error).

Pulsa Ajustar en el producto.
Verás todas sus variantes a la vez, con la cantidad Actual.
En Nueva cantidad escribe lo que tienes físicamente. La columna Diferencia te muestra en verde lo que sube y en rojo lo que baja.
Elige el Motivo: Edición manual, Conteo físico, Corrección o Daño o pérdida.
Pulsa Guardar.

Importante

No puedes dejar una variante por debajo de lo reservado: esas unidades ya son de un pedido confirmado. Entrega o cancela el pedido primero. Si una línea no es válida, no se guarda ninguna: el ajuste es todo o nada.

Registrar entrada: sumar mercancía que llegó#

Diálogo Registrar entrada con las tallas 39, 40 y 41: 6 unidades recibidas de la 41, la diferencia +6 y el motivo Compra a proveedor — Registrar entrada suma lo que llegó

Úsalo cuando recibes mercancía de tu proveedor.

Pulsa Registrar entrada (arriba a la derecha o en el panel del producto).
Busca el producto.
Escribe cuántas unidades llegaron de cada variante (no el total: Shelfkat las suma).
Elige el motivo, por ejemplo Compra a proveedor o Entrada manual, y guarda.

Configurar: dar la cantidad inicial#

Diálogo Configurar existencias con la cantidad inicial 12 — Configurar da la cantidad inicial

Los productos Sin seguimiento (por ejemplo, los que creaste después de activar el inventario sin ponerles cantidad) se venden sin límite. Para empezar a controlarlos:

Ve a la pestaña Sin seguimiento o toca la tarjeta Por configurar.
Pulsa Configurar en el producto.
Escribe cuántas unidades tienes hoy de cada variante. Si no tienes de alguna, escribe 0.
Guarda. Cada variante recibe su Apertura y el producto pasa a En stock o Agotado.

Funciona igual en modo simple y avanzado. En avanzado también lo haces desde la ficha del producto con Configurar existencias.

El panel de detalle de un producto#

Panel de un producto con existencia, reservado y disponible, los botones Ajustar y Registrar entrada, sus tres tallas con Alerta en 5 y los últimos movimientos — El panel de detalle de un producto

Al tocar un producto se abre un panel con:

Su Existencia, Reservado y Disponible totales.
Los botones Ajustar, Configurar (si tiene variantes sin seguimiento) y Registrar entrada.
Cada variante, con su SKU y su disponible.
Los últimos movimientos y el enlace Ver historial.

Alertas de stock bajo#

Junto a cada variante verás Sin alerta. Tócalo, escribe un número y confirma con ✓. Desde ese momento, cuando el disponible llegue a ese número o menos, la variante pasa a Stock bajo, aparece en Necesitan reposición y, si usas Inventario por WhatsApp, te llega un aviso.

SKU#

El SKU es el código interno de cada variante (por ejemplo CAM-NEG-M). Es opcional, pero ayuda a buscar y a contar. Las variantes que no tienen dicen Sin SKU.

Pulsa Generar SKUs faltantes para que Shelfkat proponga uno para cada variante que no tiene. Puedes editarlos antes de pulsar Guardar SKUs. Un SKU no se puede repetir dentro del mismo catálogo.

Movimientos#

La pestaña Movimientos es el historial completo: fecha, producto, variante, tipo de movimiento, cambio (+ o −), existencia resultante y responsable. Para ver solo un producto, escribe su nombre en Filtrar por producto y elígelo. Desde el panel de un producto, Ver historial abre esta pestaña ya filtrada.

Conteos#

Para contar todo el estante de una vez:

En Conteos, pulsa Descargar hoja de conteo.
Cuenta físicamente y escribe las cantidades en la hoja.
Súbela con Subir archivo de conteo. Verás, antes de aplicar nada, qué cambia en cada variante.
Pulsa Aplicar conteo.

Si lo contado coincide con la existencia, esa línea no genera movimiento. Si una diferencia choca con unidades reservadas, queda como discrepancia pendiente para que revises los pedidos o vuelvas a contar.

Exportar#

Exportar descarga un archivo CSV con una fila por variante: producto, variante, SKU, código de barras, existencia, reservado, disponible, alerta de stock bajo y estado.

Si aparece un error#

Alguien más actualizó esta variante: otra persona (o un pedido) cambió el stock mientras editabas. Vuelve a intentarlo: verás la cantidad nueva.
La cantidad no puede ser menor que lo reservado: mira la sección Ajustar más arriba.