Inventario por WhatsApp · Documentación Shelfkat

Con Inventario por WhatsApp, tú y tu equipo pueden consultar y actualizar el stock escribiendo al WhatsApp de tu tienda desde su teléfono personal, sin abrir el panel.

Qué necesitas#

El WhatsApp de la tienda conectado (WhatsApp → Conexión).
El asistente del panel activo.
Un plan que incluya WhatsApp.
El inventario activo en el catálogo.

Cada mensaje que el asistente interpreta usa créditos de IA. Los comandos fijos (AYUDA, APROBAR, etc.) no gastan créditos.

Activarlo#

Página Inventario por WhatsApp con el estado, el interruptor, la aprobación, Vincular mi WhatsApp, los miembros vinculados y la guía de comandos — La página Inventario por WhatsApp

Un Admin entra a WhatsApp → Inventario por WhatsApp:

Revisa el Estado: tienda conectada y asistente activo.
Prende Operar inventario por WhatsApp.
Elige la Aprobación (ver más abajo) y pulsa Guardar.

Vincular tu teléfono#

Cada persona vincula su propio número:

En Inventario por WhatsApp (o en Equipo), pulsa Vincular mi WhatsApp.
Aparece un código de 6 dígitos que vence en 10 minutos.
Desde tu teléfono, envía VINCULAR 123456 (con tu código) al WhatsApp de la tienda.
La tarjeta pasa a Vinculado con tu número.

Nota

El número de la tienda no se puede vincular: es el que recibe los mensajes. Los mensajes de un número vinculado no crean contactos ni conversaciones de clientes.

Qué puedes escribir#

Escribe como hablas:

«¿Cuántas camisetas negras M quedan?» o «¿qué se está agotando?»: consultas, el asistente te responde directamente.
«Llegaron 5 camisetas negras M»: una entrada de mercancía.
«Conté 12 gorras rojas»: un conteo.
«Vendí 2 gorras»: una venta de mostrador. Crea un pedido marcado Mostrador en Pedidos, ya entregado, que descuenta el stock igual que un pedido de la tienda.
«Avísame cuando queden 3 gorras»: una alerta de stock bajo.

El asistente busca el producto aunque no escribas el nombre exacto (sin tildes, en masculino o femenino: «negra» encuentra «Negro»). Si hay dudas entre varios productos, te pregunta.

Aprobar los cambios#

Las consultas no necesitan aprobación. Los cambios se preparan como una propuesta y el asistente te responde con un código. Nada cambia hasta que alguien autorizado responde:

APROBAR <código> para aplicarlo, o
RECHAZAR <código> para descartarlo.

Todos los vinculados pueden proponer; solo los miembros con rol Admin o Vendedor pueden aprobar. Las propuestas también aparecen en Propuestas dentro del panel.

En Aprobación el Admin elige entre:

Opción	Cómo funciona
Código en el chat para todo cambio (por defecto)	Todo cambio necesita `APROBAR <código>`.
Aplicar directo recepciones y ventas pequeñas	Si la pide un Admin o Vendedor, una entrada de hasta 20 unidades o una venta de mostrador de hasta 5 se aplica sin código. Los límites se pueden cambiar. Los ajustes, las salidas y los conteos siempre piden código.

Comandos#

Comando	Qué hace
`AYUDA`	Muestra los comandos.
`CATÁLOGO <nombre>`	Cambia el catálogo con el que trabajas, si tienes varios.
`APROBAR <código>`	Aplica una propuesta pendiente.
`RECHAZAR <código>`	Descarta una propuesta pendiente.
`ALERTAS SI` / `ALERTAS NO`	Activa o desactiva tus avisos de stock bajo.
`DESVINCULAR`	Deja de operar el inventario desde este número.

Alertas de stock bajo#

Todos los días a las 8:00 (hora de Colombia), los vinculados con rol Admin o Vendedor reciben un resumen de las variantes que llegaron a su alerta. Las alertas se configuran en el panel de cada producto en Inventario (ver Gestionar existencias) o por WhatsApp.

Desvincular o revocar#

Tú: envía DESVINCULAR o pulsa Desvincular en tu tarjeta.
Un Admin: en Miembros vinculados, pulsa Revocar junto a la persona.